稀罕了!深圳一家公司，員工墊資購買辦公用品再找公司報銷，居然被稅局要求整改了!到底是啥原因?企業費用報銷如何規避風險?
員工墊資采購再找公司報銷，
居然被稅局要求整改?
深圳某家創業公司被稅局要求整改了。
原因是，公司采購辦公用品時由個人使用自己的賬戶付款，然后再找公司報銷的做法，在稽查時被認為不合規，要求企業及時進行整改。
仔細看這個檢查案例發現，事情的引子主要是企業未按規定代扣代繳個稅。企業被要求整改有兩個原因：
1、該公司日常賬務管理混亂，又發生了偷逃個稅的事實，稽查局進而推斷以后非常可能存在員工找票報銷抵工資逃避個稅的行為。
2、稽查局之所以會對辦公用品的事注意，大致可以推測出，涉及的金額應該不小，頻次也不低，有違常理，畢竟哪家企業也不會頻繁大量的購買辦公用品啊。
相信看到這里，很多人心里都一驚：我們公司就是這么干的呀?一直覺得沒毛病呀。
個人墊資再報銷，
這3個事項，一定要注意!
雖然，只要企業墊資報銷的業務真實存在，合法合規，就不怕被查，但為了規避風險，以下3個事項要注意!
1個人墊資費用不宜過大
個人墊資一般適用的是小批次零星購買，不簽訂采購合同的情形。若墊資費用過大，則難免讓人質疑業務的真實性。
員工不愿意墊付太大的費用、同時用企業公戶給私戶轉錢，也存在風險。
只有8種情形公轉私是合法的，報銷辦公用品不屬于合規的情形。
實務中，個人墊資報銷，小額的還好，如果是大額的，將面臨賬戶被監察的風險。那什么樣的金額算大呢?一般建議每次不要超過1000元。
2對外采購墊資的人員不宜太多。
正常情況下，一個公司負責采購的人員就那么幾個，如果大家都墊資報銷，就有發票抵薪的嫌疑。稅務局可能就會稽查公司這些藏匿在發票后邊的工資或福利費、要求補繳個稅。
3墊資的費用應該及時報銷
企業如果經常報銷前期的費用，一是不利于內部管理，二是會計數據的失真，三是會讓稅局質疑費用的真實性，是不是找票報銷的?
注意!今天起，費用發票報銷
這5大風險要規避!
不僅個人墊資報銷有風險，差旅費、餐費、福利費等企業的常見費用報銷中也都存在很大風險，財務人員應該步步為營，小心謹慎，5個避坑指南送給你!
1需不需要代扣代繳個稅?
財務向個人支付款項時，一定要考慮，這筆款需不需要扣繳個稅。
企業報銷的辦公用品、餐費、加油費如果與公司的規模、經營情況不匹配，則很有可能被稽查要求補稅。
比如，江蘇某家公司2019年管理費用大幅上漲，稅務機關順藤摸瓜發現，三張大額辦公費發票實則是支付給員工的福利費，最終被要求補繳個稅3萬元、罰款1.5萬元。
個人在企業報銷屬于自己的費用，具有福利性質，本質上還是取得與受雇有關的所得，應該按照工資薪金繳納個稅。
《稅收征收管理法》第六十九條規定，扣繳義務人應扣未扣，由稅務機關對扣繳義務人處應扣未扣款百分之五十以上三倍以下的罰款。
對于發票抵薪，財務不僅不能出這樣的餿主意，還應該及時告知相關人員這樣做的后果，幫助公司降低風險!
2增值稅能否抵扣?
拿到費用的報銷單，財務人員應該考慮增值稅能不能抵扣。進項稅的抵扣必須同時滿足2個條件：
◆取得合法有效的抵扣憑證
◆沒有用于免稅項目、集體福利等不能抵扣進項稅的項目
比如，同樣都是機票，進項稅能不能抵扣?這就要看機票類型和報銷對象。
太復雜看不懂?我們制作了視頻，4分鐘搞懂
3企業所得稅能否扣除?
《企業所得稅稅前扣除憑證管理辦法》規定可稅前扣除的合法憑證，不僅限于常用的發票，還有財政票據、完稅憑證、收款憑證、分割單等。
有一些費用雖然按照會計相關管理規定可予以報銷，但所得稅上不能稅前扣除，應該主動做調增。
例如，鐵路電子客票丟失后，企業所得稅存在不能扣除的風險。
鐵路電子客票報銷要注意哪些事項，我們制作了視頻進行講解
4是否存在會計和稅法的差異
很多人把會計處理和稅法混為一談，最典型的一個例子是，稅法上規定500萬元以下固定資產可以一次性稅前扣除，很多人在會計處理上就一次性提折舊計入費用，固定資產的凈值也變成了0。
這種做法是錯誤的，會導致會計信息的失真。對于會計和稅法的差異，應該通過“遞延所得稅資產” “遞延所得稅負債”等科目入賬、
5公款私用、惡意報銷的風險
個人消費在公司報銷、或者串通第三方故意抬高價格來惡意報銷、公款私用，對于國企、私企都是危害特別大的一種情形。
企業可以通過以下幾種方法來規避這一風險：
1、制定預算，以預算制度來約束費用的報銷。
2、報銷費用不能僅依據發票，同時還要有大額采購申請、驗收單、合同、入庫單等原始單據。
3、應該索取發票清單。
4、設定專人采購、專人審核、定期采購
5、采用公戶支付，可以使用支付寶、微信等便捷支付的方法。
附：華為報銷流程
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